Pasos de configuración  

Este asistente solicitará información para configurar el sistema de tal forma que de manera inmediata puedas empezar a generar comprobantes fiscales (CFDI), a continuación, se mencionan algunas especificaciones relevantes:

Datos de la Empresa

• Datos generales:

RFC y Razón social de la empresa: Se visualizarán los datos proporcionados al darte de alta ante aspel para utilizar el servicio de aspel ADM. Los datos de registro deben ser con los que estás registrado ante el SAT dependiendo del régimen fiscal en el que estás inscrito.

RFC: Es la forma con que se denominan algunas personas morales, equivale al nombre de las personas físicas.

Razón social: El término Razón social se asocia directamente a un tributo legal que se define frente a un organismo de control tributario y los nombres y características esenciales de un ente que ejecuta una acción, por lo que es necesario tener una identidad legal a la que se denomina Razón social. Esta identificación posee toda la información para determinar la constitución legal de un comercio, negocio, sociedad, forma empresarial o institución pública o privada.

Nombre comercial: Es el signo o denominación que identifica a una empresa en el tráfico mercantil y que sirve para distinguirla de las demás empresas que desarrollan actividades idénticas o similares. Su captura es de tipo alfanumérico y tendrá una longitud máxima de 120 caracteres.

Seleccionar imagen: En caso de que desees que tus comprobantes y reportes contengan el logo de tu empresa, selecciónala con el botón "Examinar". Te recomendamos no usar imágenes arriba de 4MB y de preferencia que las imágenes sean el formato jpg, aunque se podrán soportar las imágenes con extensión: gif, jpg y png. Las imágenes se redimensionarán al tamaño del recuadro.

• Dirección: Indica el  Domicilio fiscal asociado a la razón social o nombre de quien se emitirán los comprobantes fiscales. Dirección establecida por el contribuyente dentro del territorio nacional para efectos tributarios ante el SAT.  

Ejemplo gráfico

Nota:

Cuando se realiza alguna modificación de alguno de los campos, se habilitará el botón de "Guardar Cambios".

Documentos e impuestos

Para indicar los documentos, las tasas de impuestos y complementos

La sección se divide en tres pestañas:

1.  Documentos:

Ejemplo gráfico

Tipos de documentos que se manejarán: Deberás seleccionar al menos un Documento , los comprobantes que podrás manejar son:

Facturas. Documento con todos los requisitos fiscales que expide un contribuyente, en el que consta el tipo de mercancía o servicios de una operación comercial y el importe cobrado por ellos.

Notas de crédito. Son documentos que sirven para respaldar el otorgamiento de un descuento o bonificación sobre una operación comercial. (Devolución de venta).

Honorarios. Es el Comprobante fiscal que expide una persona física por la prestación de un servicio personal independiente.

Arrendamientos. Es la actividad por la cual una persona permite el uso o goce temporal de un bien a otra, a cambio de cierta cantidad.

Recibos de Nómina. Son documentos que indicar la cantidad pagada a determinadas personas, por el servicio que han prestado por un tiempo determinado.

Cotizaciones. Documento que informa y establece el valor de productos o servicios, de acuerdo a lo que haya solicitado el cliente.

Compras. Documento que ayuda a ingresar al sistema aquellas compras que se les realizaron a proveedores (Terceros).

Órdenes de Compra. Documento que emite el comprador para solicitar productos o servicios al vendedor.

Nota de Venta. Documento donde el vendedor detalla la mercancía que ha vendido al cliente.

Comprobantes de pagos. Son documentos contables que acreditan la compra y venta de un producto o la prestación de un servicio entre dos partes de mutuo acuerdo.

Traslado. Es un documento fiscal digital que se emite para amparar el traslado de mercancías en territorio nacional

Ejemplo gráfico

Nota:

Para más inrmación sobre el tipo de Régimen fiscal Resico ingresa a la Guía Régimen Simplificado de Confianza.

Para "Recibo de Nómina" no se aplica el impuesto "Retención IVA".

• Impuestos: Desde este apartado se definen los porcentajes que se aplicarán por cada impuesto definido en cada Documento .

• Impuesto Local:

2. Complementos:

Las etiquetas definidas como complementos permiten incluir información adicional de uso regulado por la autoridad para un sector o actividad específica, permitiendo que la información adicional sea protegida por el sello digital de la Factura Electrónica (CFDI).

•  Tipos de Complementos que se podrán utilizar en los diferentes documentos: Seleccionar el/los complementos que se requiera para el documento.

- Divisas. Complemento para Facturas Electrónicas que amparen la compra - venta de Divisas.

- Donatarias. Nodo opcional para incluir la información requerida por el Servicio de Administración Tributaria a las organizaciones civiles o fideicomisos autorizados para recibir donativos, que permite hacer deducibles los Comprobantes Fiscales a los donantes.

- IEDU. Es para la expedición de comprobantes fiscales por parte de Instituciones Educativas Privadas, para los efectos del artículo primero y cuarto del decreto por el que se otorga un estímulo fiscal a las personas físicas en relación con los pagos por servicios educativos.

- INE. Se utilizará para todos los contribuyentes que vendan, enajenen, arrenden o proporcionen bienes o servicios de manera onerosa a los Partidos Políticos y Asociaciones Civiles (tratándose de aspirantes y candidatos independientes), el mismo deberá incorporarse en todos los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) que emitan a favor de dichos partidos y asociaciones, derivados de gastos realizados de la operación ordinaria, precampañas y campañas.

- Leyendas Fiscales. Nodo opcional para incluir leyendas previstas en disposiciones fiscales, distintas a las contenidas en el estándar de Comprobante Fiscal Digital (CFD) o Comprobante Fiscal Digital a través de Internet (CFDI).

- Nómina. Complemento al Comprobante Fiscal Digital a través de Internet (CFDI) para el manejo de datos de Nómina.

- Notarios Públicos. Complemento al Comprobante Fiscal Digital a través de Internet (CFDI) para el manejo de la enajenación de bienes inmuebles.

- Pago en Especie. Complemento para la expedición de comprobantes fiscales por la donación en la facilidad fiscal de Pago en Especie.

- PFIC. Este complemento permite incorporar a un Comprobante Fiscal Digital (CFD) o a un Comprobante Fiscal Digital a través de Internet (CFDI) los datos de identificación del vehículo que corresponda a personas físicas integrantes de coordinados, que opten por pagar el impuesto individualmente de conformidad con lo establecido por el artículo 83, séptimo párrafo de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

- Servicios parciales de construcción. Complemento para incorporar información de servicios parciales de construcción de inmuebles destinados a casa habitación.

- Turista Pasajero Extranjero. Este complemento permite incorporar a una Factura Electrónica, los datos de identificación de turistas o pasajeros extranjeros.

- Vales de Despensa. Complemento al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) para integrar la información emitida por un prestador de servicios de monedero electrónico de vales de despensa.

- Venta de Vehículos. Este complemento permite incorporar a los fabricantes, ensambladores o distribuidores autorizados de automóviles nuevos, así como aquellos que importen automóviles para permanecer en forma definitiva en la franja fronteriza norte del país y en los Estados de Baja California, Baja California Sur y la región parcial del Estado de Sonora, a una Factura Electrónica la clave vehicular que corresponda a la versión enajenada.

Se podrá determinar que complementos son los que van a asomar en los distintos documentos (Facturas/Nota de crédito/Honorarios/Arrendamiento/Nómina). De igual forma se podrá Pre-Configurar los datos de los complementos con la posible modificación de reedificarlos al momento de generar el/los documentos.

Ejemplo gráfico

Nota:

Cada complemento tiene diferentes datos para Pre-Configurar, todo esto de acuerdo a lo establecido por el SAT.

A continuación, se anexa liga en donde se podrá encontrar más información sobre el tema antes mencionado.

www.sat.gob.mx/Complementos

* Descripción: Una pequeña reseña del tipo de complemento que se está utilizando.

3.  Avanzado:

• Correo electrónico:

-Enviar los documentos a los clientes que tengan configurado correo electrónico. Opción que te permitirá enviar de manera automática un correo a los clientes al término de la generación del comprobante, con el archivo XML adjunto correspondiente a la operación. El correo se enviará siempre y cuando se tenga almacenado para el cliente una cuenta de correo, de lo contrario, posteriormente desde el Catálogo del comprobante  que corresponda se podrá enviar por correo electrónico.

-Enviar con copia para mí de los comprobantes y documentos de cuentas por cobrar. Se tendrá opción para determinar si deseo que se me envíe una copia de los documentos generados (PDF Y XML). Los  cuales se enviarán de manera automática.

-Plantilla de envío de documentos. Se podrá modificar la información que se tiene, por la que requiera que sea visible al realizar el envío de documentos.

Ejemplo gráfico

-Plantilla de envío de cotizaciones. Se podrá configurar la plantilla para el envío de las cotizaciones que se realizarán por medio de correo electrónico.

Ejemplo gráfico

-Timbrado manual (No incluye generados desde Aspel tienda o Portal de facturación). Se tendrá opción para determinar el timbrado del documento manualmente. Al tener seleccionada la casilla y generar un documento, éste no se timbrará en automático, se deberá realizar de forma manual. Cuando la casilla se encuentre sin seleccionar, el timbrado se realizará de manera automática.

Asignar claves por defecto a productos sin clasificación

Se visualizarán las siguientes casillas:

-Clave SAT. Se deberá selección la casilla para que se habilite y se pueda ingresar el clave.

-Unidad de medida SAT. Se deberá selección la casilla para que se habilite. Con ayuda del botón se podrá buscar la unidad de medida y agregarla.

Ejemplo gráfico

• Para montos máximos se requiere una clave de confirmación

Se agrego una sección para asignar los montos máximos que se utilizarán. Por omisión el sistema ya tiene establecidas las cantidades propuestas por el SAT.

-Montos máximos para la expedición de comprobantes fiscales. Para esta casilla se tiene asignado $9999999999999.99. de acuerdo a lo establecido por el SAT. La cual se puede modificar si se requiere.

-Montos máximos para la expedición de comprobantes de nómina. Para esta casilla se tiene asignado $9999999999999.99. de acuerdo a lo establecido por el SAT. La cual se puede modificar si se requiere.

Nota:

Para poder modificar los montos máximos, se deberá acudir ante el SAT y solicitar el cambio de las cantidades.

Solicitar clave de confirmación. Al presionar el botón, se desplegará una ventana para poder agregar la clave y de manera automática se visualizará un mensaje con la clave de confirmación y con la vigencia.

Ejemplo gráfico  

Esta clave, se solicitará en el apartado de Comprobantes fiscales, cuando se haya llegado al monto máximo para la expedición de comprobantes fiscales.

Asignar cliente por defecto para facturas globales

Se podrá configurar el cliente para facturas globales.

Ejemplo gráfico

Certificado Digital

Certificados que te servirán para sellar digitalmente tus CFDIs, estos certificados se deberán solicitar al SAT.

Certificado: En este campo tienes que ingresar la ruta en la cual almacenaste el archivo que contiene el Certificado de tu Sello Digital que el SAT te proporcionó, este debe ser un archivo electrónico con extensión *.cer que asocia una llave privada con la identidad de su propietario. Cuentas con el botón "Examinar" para elegir el certificado.

 Importante:

No debes confundir los certificados con tu FIEL, los certificados son archivos con extensión .cer que se utiliza para sellar digitalmente los CFDI y lo obtienes a través del programa Certifica que proporciona el SAT.

 Llave: Aquí necesitas especificar la ruta del lugar seguro en el que resguardaste la llave privada de tu certificado de sello digital, que es un archivo electrónico con extensión *.key. Cuentas con el botón "Examinar" para elegir la llave.

Generación del archivo CSD para timbrar documentos

Nota Importante: Si los certificados tienen fecha de registro reciente, te pedimos esperar mínimo 24 horas máximo 72,  ya que ese es el tiempo en que el SAT se tarda en actualizar la lista de RFCs registrados, hacia los PACs autorizados.

 Contraseña: Ingresa la contraseña que proporcionaste para encriptar tu llave privada cuando generaste tu Firma Electrónica Avanzada (FIEL) ante el SAT.  Al ingresar la contraseña  visualizarás el botón , que al presionarlo podrás comprobar que hayas escrito bien la contraseña.

Cuando se visualiza los datos que ingresan en el apartado de contraseña se podrá observar el botón el cual al presionarlo dejará de mostrar los caracteres que estan en la contraseña.

Ejemplo gráfico

Nota: El botón se observará cuando se ingrese la contraseña o se realice una modificación ya que es más facil ver si esta correcto lo que se esta ingresando en el sistema.

 Vigencia: Campo informativo. Se muestra la fecha en la que dichos certificados estarán vigentes. Dato que se toma del certificado.

 ¿Que necesitas para facturar?

Formatos y Decimales

Selecciona el formato con el que se imprimirá los documentos y configura los decimales a utilizar

Podrás seleccionar por cada uno de los tipos de documentos configurados en el paso "Formatos y Decimales", el formato en el que se imprimirán.

Se agregaron formatos especiales que se podrán utilizar para  los "Recibo de Nómina" como son: (Elegante/Moderno/Clásico/Estándar) y Elegante (Recibo de pagos asimilables a salarios).

Ejemplo gráfico

Al posicionarse sobre el tipo de formato, se visualizará imagen que mostrará como quedaría el documento con ese formato seleccionado.

Ejemplo gráfico

Personalización de Decimales

Indica el número de decimales que se manejará  para los campos "Precio" y "Cantidades", con un rango del 2 al 6. El sistema por omisión viene configurado para manejar dos decimales.

Ejemplo gráfico

Configurar pie de reportes

Se podrá agregar el logo o imagen que se requiera que sea visible en el pie del reporte que se vaya a generar. Esto afecta a los PDF de los documentos, así como de los reportes que se realicen. En cualquier momento se podrá eliminar la imagen que se haya asignado con la ayuda del botón "Eliminar imagen".

Ejemplo gráfico

Nota:

Si no se agrega alguna imagen o logo en la sección de "Configurar pie de reportes", por omisión saldrá en los reportes la imagen de aspel ADM.

Actualmente se está manejando un factor de redondeo de 6 decimales, para tener un cálculo más acertado al momento de realizar la generación de documentos.

Administrador de Reportes

Se podrá observar el botón , con el cual se podrá realizar la edición de los reportes. Dentro de las funciones que se pueden realizar desde este apartado serán: alta, editar y eliminar reporte.

Alta de Reporte

1. Presiona el botón .

2. Se desplegará la ventana "Selección de una plantilla de reporte", en la cual se podrá cargar la plantilla que se requiere para el reporte.

3. Selecciona la plantilla que se desee y agrega una descripción.

4. Una vez seleccionada la plantilla del reporte, presiona la opción "Aceptar".

Ejemplo gráfico

De igual forma se podrá utilizar los tipos de plantillas que vienen en el sistema, los cuales se dividen en 3 apartados: Generales/Nómina/Comprobante de pago.

Cuando selecciones el apartado de Generales, se deberá realizar los siguientes pasos:

1. Presionar el botón .

2. Se desplegarán las opciones que se encuentran disponibles.

3. Selecciona una de ellas y aparecerá una ventana para configurar la plantilla para el tipo de documento que se desee.

4. Agrega por datos que se te solicitan.

Ejemplo gráfico

Firma del contrato

Se presenta el contrato de prestación de servicios con el Servicio de Timbrado de aspel, deberás aceptarlo con el botón "Firmar contrato", esto es necesario para poder llevar a cabo el timbrado de documentos.

Se podrá visualizar que existen tres botones (Impresión, Enviar y descargar el contrato en formato XML) en la parte superior derecha del apartado.

Ejemplo gráfico

A continuación, se detallarán cada uno de los botones:

• Impresión. Presionando el botón se visualizará el PDF (Contrato CFDI), para poder realizar la impresión del documento.

• Enviar. Se podrá observar que, al presionar el botón, se desplegará la ventana de envío del contrato de CFDI.

• Descargar XML. Al presionar el botón se descargará el contrato en formato XML.

Nota:

Si no se encuentra firmado el contrato, no se podrá visualizar el botón de “Descargar Contrato”, en caso contrario el sistema visualizará el botón.

Cuentas por Cobrar y pagar

1. Cuentas por cobrar

Esta opción se encontrará marcada tanto para la versión Básica/Premium. Se podrá desmarcar con ayuda del recuadro que se encuentra en la parte superior izquierda de esta sección "Manejo de cuentas por cobrar". Las opciones que se podrán configurar son:

• Asignación de conceptos. 

• Naturaleza del Concepto (cargo o abono).

• Forma de pago.

• Días y límite de crédito.

• Saldado automático de cuentas por cobrar.

** Sección que sólo estará disponible para la Versión "Premium".

Nota:

En la modalidad Básica, se encontrará marcada pero inhabilitada.

Ejemplo gráfico

Desde este apartado podrás configurar la forma en la que operará el sistema cuando se registren los movimientos de cuentas por cobrar. Los campos a configurar son:

1. Conceptos de cuentas por cobrar: El sistema por omisión proporciona algunos conceptos con los que podrás operar para el registro de los movimientos de CxC. Estos conceptos ya vienen configurados con un criterio en particular y sólo podrás modificar su leyenda, existen conceptos que son de "Uso Interno" los cuales no se podrán eliminar. Los conceptos que proporciona el sistema se desglosan a continuación:

*Uso Interno: Conceptos que forman parte del sistema, como los tipos de documentos o apartados relacionados con la configuración y clientes. Los cuales son: (Abono saldo automático/Arrendamiento/Cargo saldo automático/Efectivo/Factura/Honorarios/Notas de crédito/Otros cargos).

• Adicional a estos conceptos podrás agregar más o bien, modificar o eliminar en cualquier momento los conceptos que ya tengas. De igual forma el sistema te mostrará que tipo de concepto es el que estas utilizando, así como determinar si va a ser una forma de pago. En el módulo se aprecia los conceptos que ya se dieron de alta anteriormente. Estos conceptos los podrás utilizar cuando al agregar un movimiento se desea seleccionar una forma de pago, es cuando se visualizará los conceptos que están configurados como forma de pago.

A continuación, se muestra iconos y sus respectivas características, con los cuales podrás ayudarte para realizar los cambios que requieras:

Se podrá configurar las cuentas por cobrar por ejemplo: La asignación de los conceptos, tipo (si es un cargo o un abono), de igual manera seleccionar la forma de pago, así como determinar los días, el límite de crédito y el saldado automático de cuentas.

• Para dar de Alta a un Concepto, te deberás situar en el último concepto y con ayuda del botón , se desplegará una ventana en la cual se tendrá que asignar el nombre del nuevo concepto, designar el tipo, marcar si va a ser una forma de pago y por último Guardar. En la modificación no se tendrá forma de editar el tipo de concepto, sólo es permitido en el alta.

Nota:

Si el concepto es tipo "Cargo" no puede ser una forma de pago.

No se permitirá agregar dos conceptos con la misma descripción.

2. Datos de Crédito, podrás ingresar los días y límite de crédito que se le asignará a los clientes, esto se puede modificar en el momento que se requiera. Si por alguna razón necesitas que determinado cliente tenga otra cantidad de días o límite de crédito, sólo tendrás que cambiar el dato en el apartado de Cliente en la parte de "Datos comerciales" en donde te permite modificar dicha información.

3. Saldado automático de cuentas por cobrar, este proceso se encargará de saldar los movimientos a partir de una fecha de corte en específico, el tipo de concepto, de cargo o abono que se aplicarán a los documentos, al oprimir el botón saldar, el sistema enviará un mensaje informativo, al momento de darle aceptar se mostrará la lista de los documentos que se tomaron en cuenta en el proceso.

Ejemplo gráfico

• Desde el apartado de "Alta de Movimientos", se puede seleccionar un concepto por un (cargo o abono)  de saldo automático a un determinado documento.

Ejemplo gráfico

Nota:

El Alta de Mov. o Agregar Movimientos de las cuentas por cobrar, se ubica en el Estado de Cuenta.

4. Configura cuenta con CoDi

• Activar CoDi. Con Ayuda del botón Activar CoDi, se habilitará el botón para realizar la incorporación de los datos que se solicitan.

• Con ayuda del , de describirá los datos que se requieren para la configuración apropiada de CoDi.

Ejemplo gráfico

Cuando se haya realizado la configuración es indispensable que se solicite la activación de tu servicio CoDi a Banxico, con ayuda del botón "SOLICITAR ACTIVACIÓN CoDi".  

Nota:

CoDi se configura desde ADM WEB, pero el proceso se realiza desde Notas de ventas de ADM Tienda.

4. Billpocket. Se podrá realizar el registro del lector de tarjetas de crédito y débito. Se deberán agregar los datos que se solicitan a continuación se agregarán los pasos a seguir:

1. Al presiona el botón "Inicia Sesión", se desplegará una ventana de consulta Billpocket.

2. Se solicitará un correo electrónico y la contraseña.

3. Presiona el botón "Guardar"

Ejemplo gráfico

2. Cuentas por pagar

Esta opción se encontrará marcada tanto para la versión Básica / Premium. Se podrá desmarcar con ayuda del recuadro que se encuentra en la parte superior izquierda de esta sección "Manejo de cuentas por pagar". Las opciones que se podrán configurar son:

- Asignación de conceptos. 

- Naturaleza del Concepto (cargo o abono).

- Forma de pago.

- Saldado automático de cuentas por pagar.

** Sección que sólo estará disponible para la Versión "Premium".

Nota:

En la modalidad Básica, se encontrará marcada pero inhabilitada.

Ejemplo gráfico

Desde este apartado podrás configurar la forma en la que operará el sistema cuando se registren los movimientos de cuentas por cobrar. Los campos a configurar son:

1. Conceptos de cuentas por pagar: El sistema por omisión proporciona algunos conceptos con los que podrás operar para el registro de los movimientos de CxP. Estos conceptos ya vienen configurados con un criterio en particular y sólo podrás modificar su leyenda, existen conceptos que son de "Uso Interno" los cuales no se podrán eliminar. Los conceptos que proporciona el sistema se desglosan a continuación:

Se podrá configurar las cuentas por pagar por ejemplo: La asignación de los conceptos, tipo (si es un cargo o un abono), de igual manera seleccionar la forma de pago.

• Para dar de Alta a un Concepto, te deberás situar en el último concepto y con ayuda del botón , se desplegará una ventana en la cual se tendrá que asignar el nombre del nuevo concepto, designar el tipo, marcar si va a ser una forma de pago y por último Guardar. En la modificación no se tendrá forma de editar el tipo de concepto, sólo es permitido en el alta.

Nota:

Si el concepto es tipo "Cargo" no puede ser una forma de pago.

No se permitirá agregar dos conceptos con la misma descripción.

2. Saldado automático de cuentas por pagar, este proceso se encargará de saldar los movimientos a partir de una fecha de corte en específico, el tipo de concepto, de cargo o abono que se aplicarán a los documentos, al oprimir el botón saldar, el sistema enviará un mensaje informativo, al momento de darle aceptar se mostrará la lista de los documentos que se tomaron en cuenta en el proceso.

Ejemplo gráfico

• Desde el apartado de "Alta de Movimientos", se puede seleccionar un concepto por un (cargo o abono)  de saldo automático a un determinado documento.

Nota:

El Alta de Mov. o Agregar Movimientos de las cuentas por pagar, se ubica en el Estado de Cuenta.

Observaciones

Este asistente quedará disponible para que en cualquier momento redefinas tus parámetros de operación.

¿Qué es CoDi?

Es una plataforma que permite solicitar pagos, desarrollada por Banco de México,que permite la realización de operaciones de compra-venta de bienes o de pagos de servicios en segundos de una manera eficiente y segura. Esta operación es iniciada por el vendedor del bien o servicio a través de un mensaje de cobro, que el comprador recibe y acepta.

Esto se realiza mediante transferencias bancarias.

Al concluir con los cambios y modificaciones necesarias se enviará al servicio para su almacenamiento a través del botón "Guardar Cambios" o "Finalizar", según sea el caso del modo de acceso a Configuración.

Cuando se termine con el proceso de configuración, se enviará un mensaje.

Ejemplo gráfico  

Te recomendamos que, si todavía no has contratado este servicio de facturación electrónica mediante aspel ADM, lo hagas desde: "Contratar servicio". El botón se localiza desde la página principal de aspel ADM/Sección/Contratar Servicio que se encuentra en la parte superior derecha.

Secciones de Administrador Tienda

Este módulo se creó para la Administración de Punto de venta, en el cual se podrá realizar altas y bajar de cajeros, cajas, sesiones, etc.

Cajas

Dispositivos como cajas

En este apartado se podrá realizar la consulta de todas las cajas que se encuentren dadas de alta desde distintos dispositivos móviles. Las columnas que se podrán observar se encuentran:

• Caja.

• Descripción Equipo.

• Plataforma.

• Estado Actual.

• Fecha última actualización.

• Tamaño emisión.

Dentro de la sección se podrán realizar las siguientes funciones como Agregar/Modificar/Eliminar/Refrescar. De igual forma se tendrá el botón "Configuración de Plantilla de emisión" que ayudará a realizar la configuración del formato y tamaño de los reportes de emisión en los dispositivos habilitados como cajas.

Ejemplo gráfico

 
A  continuación, se presentarán el proceso para Agregar una Caja desde aspel ADM WEB:

1. Presiona el botón .

2. Agregar los datos que se solicitan para realizar el Pre-registro de la caja.

• Caja. Se deberá asignar un nombre a la caja.

• Tamaño de plantillas. Se podrá seleccionar la medida de la plantilla que requiera. Por omisión del sistema se tiene seleccionado el tamaño 5 cm.

• Usar token Billpocket. Se habilitará la caja para poder recibir pagos electrónicos.

• Usar forma de pago CoDi. La casilla se habilitará cuando se seleccione desde Configuración.

• Enviar datos de activación al correo. Para habilitar el campo, se deberá selección la casilla. Y poder ingresar el correo electrónico.

Ejemplo gráfico

4. Seleccionar el botón "Guardar".

5. Se desplegará un mensaje comunicando que la caja fue pre-registrada exitosamente, así como el código que se generó y que esta información fue enviada en la dirección electrónica proporcionada anteriormente.

Ejemplo gráfico

Nota:

Cuando se cambie el tamaño de la plantilla, esto será para todas por lo que es importante tomar en consideración dicha regla. En caso de ser exitosa la operación se visualizará un mensaje comunicando la operación exitosa de lo contrario se observará  un mensaje comunicando que la función no se pudo realizar.

Cuando se seleccione la casilla "Enviar datos de activación al correo", se visualizará el código desde la ventana de "Pre-activación" que se desplegará, para terminar el proceso de activación desde aspel ADM Tienda.

Al no seleccionar la casilla  "Enviar datos de activación al correo", se podrá visualizar desde la ventana de "Pre-activación" que se desplegará el Código bidimensional , así como el código para continuar su activación desde aspel ADM Tienda.

Ejemplo gráfico

En caso de que el cliente llegue a su límite de cajas, entonces muestra un error en donde se especifica que ha llegado al límite de cajas disponibles, esto dependerá del tipo de versión que se tenga contratado.

Modificar Caja

1. Presiona el botón "Modificar".

2. Se podrá modificar los datos que se requieran.

3. Seleccionar el botón "Guardar".

Ejemplo gráfico

Nota:

No se podrá modificar la caja cuando se encuentre en estatus "abierta"

Se visualizará una sección que al ser seleccionada mostrará un nuevo código de activación. Para poder continuar con el proceso de activación de la caja "Dispositivo móvil" desdeaspel ADM Tienda. Se tendrá 48 horas para confirmar el registro. De igual forma se podrá observar el Código bidimensional el cual podrá ser escaneado desde aspel ADM Tienda.

Ejemplo gráfico

Eliminar Caja

1. Selecciona la caja que se eliminará.

2. Presiona el botón "Eliminar".

3. Se desplegará mensaje cuestionando "¿Estás seguro de eliminar la Caja: Caja xx?".

4. Presiona el botón "Aceptar", de manera automática se desplegará un mensaje comunicando que la operación fue exitosa.

Ejemplo gráfico

Nota:

No se podrá eliminar una caja que se esté utilizando en ese momento la cual se observará en estatus "Abierta".

Refrescar

Al presionar el botón se realizará la actualización del sistema, y se podrán observar los cambios que se hayan realizado. Esta función se podrá realizar seleccionando el F5 del teclado.

Configuración

Al presionar el botón se podrá configurar la plantilla de emisión.

Cajeros

Personal de cajas

Dentro de esta sección se podrá consultar la lista de cajeros que se encuentran dados de alta en el sistema, así como la información relacionada con cada uno. La consulta se presentará en forma de tabla y las columnas que se podrán observar se encontrarán:

• Nombre.

• Clave.

• Perfil.

• Correo.

• Controla clientes  y productos.

Entre las funciones que se podrán realizar se encuentran: Agregar / Modificar / Eliminar / Refrescar.

Alta de Cajeros

1. Presiona el botón .

2. Ingresa los datos que se te solicitan en pantalla.  

   Ejemplo gráfico  

   

    

3. Selecciona el botón "Guardar".

4. Seguido se visualizará un mensaje informativo comunicando "Operación exitosa".   

Nota:

No será posible el alta de un cajero, cuya clave, nombre o correo coincida con la de un usuario u otro cajero. Ejemplo gráfico

Cuando la empresa se crea, por omisión se crea un cajero "Administrador" el cual tiene los mismos datos de acceso del usuario.

Modificar Cajero

Se deberá seguir los siguientes pasos para realizar la modificación de un cajero:

1. Selecciona el cajero que se vaya a modificar.

2. Presiona el botón "Modificar".

   Ejemplo gráfico  

   

3. Una vez modificado el dato, presiona el botón "Guardar".

Nota:

Una vez dado de alta un cajero y se desee realizar alguna modificación, el único dato que se encontrará inhabilitado será el de "Clave".

Al igual que en el alta, no será permitido modificar un cajero y agregarle un nombre o correo que ya se encuentre registrado ese dato en otro cajero.

Si el cajero tiene una sesión de caja abierta y se modifica la contraseña no se permitirá la modificación del dato;será necesario cerrar la sesión de caja antes de cambiar la contraseña, cualquier otra modificación será posible realizar la aún con la sesión de caja abierta.

Eliminar Cajero

1. Selecciona el cajero que se va a eliminar.

2. Presiona el botón "Eliminar".

3. Se visualizará un mensaje de confirmación, cuestionando "¿Está seguro de eliminar al cajero: 00XX?"

   Ejemplo gráfico

   

    

4. Si se selecciona el botón "Aceptar", el sistema realizará la función de eliminación. Si la operación fue exitosa se visualizará un mensaje comunicando "Eliminación exitosa".

Nota:

Se encontrará inhabilitado la opción "Eliminar", en el caso del cajero administrador.

Por omisión el sistema crea el cajero Administrador, el cual tiene los mismos datos de acceso del usuario.   

Refrescar

Al presionar el botón se realizará la actualización del sistema, y se podrán observar los cambios que se hayan realizado. Esta función se podrá realizar seleccionando el F5 del teclado.

Historial de cajeros

Dispositivos con conexión o movimientos

Cerrar sesión

Desde esta sección se podrá cerrar la sesión de cualquiera de las cajas que se estén utilizando desde los dispositivos móvil. Para proceder a realizar la función de cerrar alguna sesión, se deberá:

1. Seleccionar la caja que se encuentre en su estado actual "Abierta".

2. Una vez ya seleccionada, se deberá presionar el botón "Cerrar sesión".

3. Se visualizará un mensaje preguntando "¿Estás seguro que desea cerrar la sesión del cajero: 000?" al presionar "Aceptar", se desplegará otro mensaje comunicando "Operación exitosa". De manera automática se generará el "Reporte de caja" con la información correspondiente.

Ejemplo gráfico

Nota:

Desde aspel ADM Tienda se visualizará que la sesión se encuentra cerrada.

Si la caja se encuentra en estatus "Cerrada", el botón "Cerrar sesión" se visualizará inhabilitado.

Reporte de caja

Cuando se requiera generar el reporte, con ayuda del botón y de forma automática se visualizará la información solicitada. En el cual se tendrá la información de la empresa, el nombre de la caja y del reporte, las horas consideradas, el cajero que estaba utilizando la caja. Así como la Descripción del método de pago que se utilizó, el tipo de moneda, el número de la operación, la provisión inicial, el total de ventas que se haya registrado, las entradas y salidas de la caja, propinas, devoluciones (cancelaciones de las notas de venta), cambios y el total de la caja.

Nota:

Este Reporte tendrá el Nombre y firma de la persona que está supervisando la información.

Si la caja se encuentra en estatus "Abierta", el botón "Reporte de caja", se visualizará inhabilitado.

Refrescar

Se deberá presionar el botón "Refrescar", para actualizar el Historial de cajeros que se tengan.  

Nota:

Desde aspel ADM, se podrá visualizar el historial de los cajeros que se hayan agregado desde cualquier dispositivo que utilice aspel ADM Tienda.

Formas de pago

Catálogo de formas de pago

Agregar forma de pago

1. Ingresa a la sección "Formas de pago".

2. Presiona el botón .

3. Llenar los datos que se solicitan:

• Descripción. Nombre que tendrá la forma de pago.

• Tipo de forma de pago.Efectivo/Tarjeta/Documento. Dependiendo del tipo de forma de pago que se seleccione, se desplegará unas opciones.

• Efectivo. Si se marca esta forma de pago, no se desplegará ni una opción.

• Tarjeta. Si se marca esta forma de pago, se desplegará la opción:

• Propina. Se podrá seleccionar la casilla, si se desea que la forma de pago tenga o no la propina incluida.

• Documento. Si se marca esta forma de pago, se desplegará la opción:

• Cambio. Cuando se selecciona esta casilla, se habilitará el campo Monto máximo de cambio.

Ejemplo gráfico

• Datos fiscales

• Forma de pago SAT. Al presionar el botón , se desplegarán las formas de pago disponible.

• RFC banco. Agregar el RFC que se solicita.

• No. Cuenta banco. Agregar el número de la cuenta del banco que se solicita.  

4. Presiona el botón "Guardar". Se desplegará un mensaje informando "Operación exitosa", y se podrá visualizar la forma de pago ya agregado en la lista.   

Ejemplo gráfico

5. Se podrá visualizar la información en el formato de facturas, se deberá verificar los datos del cliente, las partidas y el total del documento. Una vez revisada la información se deberá presionar el botón "Generar".

Ejemplo gráfico

Cuando la nota de venta ha sido facturada correctamente se mostrará la emisión de la misma y se le darán las opciones de enviar por correo y descargar, la descarga contiene el XML y PDF de la factura.

Al presionar el botón "Generar", se observará el documento ya facturado.

Ejemplo gráfico  

6. Se considerará terminado el proceso de facturación.

Observaciones

• Si el resultado de la consulta de datos del documento es errónea se mostrara al usuario el mensaje indicando que el documento capturado no existe. En caso de que exista y haya sido facturado se mostrara al usuario la factura generada con anterioridad junto con las opciones de descargar CFDI, enviar por correo e imprimir
• Entre las opciones que dispondrá el usuario, está editar los datos del cliente para generar la factura, generar la factura, imprimir la factura, enviar la factura y descargar el CFDI de la factura.
• En aspel ADM se verá reflejada la factura generada y en la nota de venta se mostrará la clave del documento generado, la factura no afecta la cuenta por cobrar del cliente, ni genera movimiento al inventario, ya que dichas afectaciones las realiza el alta de la nota de venta.

• La factura generada desde el portal siempre se enviará a timbrar aun cuando la empresa tenga configurado el parámetro de timbrado manual.

Caso práctico

Alta de usuarios

1. Para acceder al módulo de usuarios, deberás indicar la clave del usuario “Administrador” del sistema.

   Ejemplo gráfico  

   

    

2. Para dar de alta un usuario, utiliza el botón , indica los datos que se solicitan en pantalla.

   Ejemplo gráfico  

   

    

Configuración de Usuarios

1. Versión Básica

• El usuario con perfil normal sólo podrá modificar sus datos personales desde este módulo de usuarios.

• Las casillas de "Otorgar crédito", "Configuración de parámetros", "Manejo de nómina", "Modificación de existencias y costos", "Venta de productos sin existencia"  y "Maneja administrador de ADM Tienda" se encontrarán inhabilitadas debido a que estas secciones estarán disponibles sólo para la versión "Premium".

Nota:

Las casillas "Otorgar crédito" y "Venta de productos sin existencia" se visualizarán seleccionadas e inhabilitadas.

Ejemplo gráfico

2. Versión Premium

• El Administrador determina si un usuario normal podrá, otorgar crédito y/o tener acceso al módulo de "Configuración", esto mediante la activación de las casillas "Otorgar crédito", "Configuración de parámetros", "Manejo de nómina", "Modificación de existencias y costos", "Venta de productos sin existencia" y  "Maneja administrador de ADM Tienda".

• El usuario con perfil normal sólo podrá modificar sus datos personales desde este módulo de usuarios.

• Por omisión la casilla "Venta de productos sin existencia", se encuentra seleccionada.

Ejemplo gráfico

Nota:

Sólo el usuario administrador podrá acceder al módulo "Configuración".

Campos/casillas utilizadas:

Estas casillas se visualizan en ambas Versiones "Básica y Premium", las casillas de "Otorgar crédito", "Configuración de parámetros" y "Manejo de nómina", "Modificación de Existencias y Costos", "Venta de productos sin existencia" y "Maneja administrador de ADM Tienda" se encontrarán inhabilitadas para la Versión "Básica".

Para los usuarios que no sean administradores, sólo podrán personalizar o cambiar ciertos datos con los que el administrador los dio de alta, como pueden ser: "Nombre, contraseña, confirmar contraseña y correo electrónico."

Ejemplo gráfico

Otras Especificaciones relacionadas

General

• Al término de cada proceso, se mandará un mensaje informando del éxito de la operación.

Modificación de usuarios

• El único dato que no se podrá modificar será la Clave del usuario.

• Se observará que las casillas "Contraseña" y "Confirmar Contraseña", se encontrarán vacías, lo que para el sistema es conservar la información de cuando se dio de alta al usuario, si se agrega información a éstas, el sistema lo tomará como modificación de datos.

Ejemplo gráfico

Usuarios concurrentes

• Los usuarios concurrentes que el sistema permita, dependerán del tipo de paquete adquirido al comprar el servicio para generar Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI’s).

• Puedes dar de alta los usuarios que desees, para los 30 días gratis se tendrán 3 sesiones por empresa.

• La duración de cada sesión es de 20 minutos es decir si se ingresa con un usuario y si en 20 minutos no se realizan operaciones en el sistema, pasando este tiempo la sesión se cierra de forma automática.

• Si deseas realizar operaciones en el sistema después de hayan pasado los 20 minutos sin actividad, este te mostrará un mensaje indicándote que el tiempo de tu sesión ha terminado.

• Para que puedas acceder nuevamente deberás esperar 20 minutos, ya que si no se cierra la sesión desde el botón “Cerrar sesión” se consume las sesiones del usuario impidiendo ingresar al sistema.

• Por ejemplo si tienes 3 computadoras ingresando con el mismo RFC y de forma repentina sin usar el botón “Cerrar sesión” cierras una sesión, al ingresar al sistema nuevamente este despliega el mensaje de “Se ha excedido el número máximo de conexiones permitidas”, tendrás que esperar 20 minutos para que puedas ingresar nuevamente.